Microsoft 365 – das volle Potential

Veröffentlicht am 08.06.2021

Das wichtigste in Kürze

Microsoft 365 beinhaltet neben den üblichen Office-Programmen wie z.B. Word und Outlook verschiedene weitere Cloud-Tools für die Teamarbeit und Automation. Durch die Bundle-Vorteile lohnt sich der Umstieg, auch wenn nur ein Bruchteil des gesamten Angebots genutzt wird. Erfahren Sie in unserem Blog, was Microsoft 365 beinhaltet, warum es auch für Sie interessant ist und was Sie sonst noch beachten sollten.

Ein Blog-Eintrag von
Noah Friedli, IT System Engineer | Cheftechniker, Föllmi AG
Kontakt: noah.friedli@foellmiag.ch

Bestandteile von Microsoft 356

Es handelt sich bei Microsoft 365 um ein Set von Applikationen und Diensten, welche pro Person als Abo gebucht werden. Der Mitarbeiter bekommt also mit seiner Lizenz Zugriff auf die Office-Applikationen, aber auch auf weitere Cloud-Dienste für Dateiablage, Teamarbeit oder Terminplanung. In den folgenden Abschnitten zeigen wir Ihnen die gängigsten Bestandteile.

Office-Applikationen

Bei fast allen Microsoft 365 Lizenzmodellen sind die klassischen Applikationen wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access, Publisher und OneNote Bestandteil. Sie werden in aller Regel auf den Arbeitsstationen lokal installiert, so wie man dies von früher kennt. Daher kann man einfach Word-Briefe oder E-Mails in Outlook schreiben. Da es sich bei Microsoft 365 um ein Abo-Modell handelt, hat der Anwender Anrecht auf die jeweils aktuelle Version dieser Programme.

Exchange

Das E-Mailsystem, bei welchem man nicht nur E-Mails, sondern auch Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen nahtlos zwischen Outlook, Webmail und Smartphone synchronisieren kann, ist Bestandteil der gängigen Microsoft 365 Abos. Die für den lokalen Betrieb zu komplex gewordene Maillösung wurde von Microsoft Schritt für Schritt zu einem Cloud-Dienst umgebaut. Die Lösung kann um leistungsstarke Spam-Filter und Archivierungsfunktionen ergänzt werden. In praktisch allen Fällen deckt sie alle Bedürfnisse eines KMU in Sachen E-Mail ab.

OneDrive

Hierbei handelt es sich um einen persönlichen Cloud-Speicher für benutzereigene Dateien, vergleichbar mit dem Ablageort «Eigene Dateien» auf einem Windows-PC. Mittels eines Synchronisierungstools werden Daten von einem definierten Ordner mit der Cloud synchronisiert. Daher kann man auf dieselben Daten auch via Smartphone von unterwegs zugreifen. Ferner können Dritte auf einzelne Daten berechtigt werden, sodass man z.B. grosse Dateien nicht via Mail versenden muss, sondern diese einfach für den Empfänger freigibt.

SharePoint

Wie OneDrive ist SharePoint ein Cloud Speicher für Daten. Hier ist jedoch die Idee, dass der Speicher nicht für persönliche, sondern für Abteilungs- oder Projektdaten verwendet wird. So können auch externe Partner oder Lieferanten eingebunden werden und immer auf die aktuellsten Daten zugreifen. Ist OneDrive ein Ort für die persönlichen Daten, so ist SharePoint der Ort für die Zusammenarbeit. Dank der Versionsverwaltung können die letzten Versionen eines Dokuments wiederhergestellt werden und mittels Synchronisierungs-Client können Daten auch auf den PC kopiert und automatisch abgeglichen werden, sodass auch ein Offline-Arbeiten möglich ist.

OneNote

Hier dreht sich alles um Notizen. Die Idee ist, dass OneNote den Block ersetzt. Man hat so seine Notizen immer dabei, denn OneNote wandert dank der Cloud mit. Anders als bei einem Block können weitere Dateien wie Mails oder Bilder direkt eingebunden werden. Auch sind handschriftliche Texte mittels Touchscreen problemlos möglich. Man kann mehrere Notizbücher anlegen – beispielsweise ein Privates für eigene Notizen oder ein Team-Notizbuch, welches man mit anderen Leuten teilt. Dies kann sich für Sitzungsprotokolle anbieten.

To Do

Microsoft To Do ist die persönliche Aufgabenverwaltung von Microsoft 365. Sie ist praktisch eine Weiterentwicklung der Outlook Aufgaben. So kann man beispielsweise Checkpoints für Zwischenschritte einer Aufgabe setzen und seinen Tag aus einem Pool von Aufgaben zusammenstellen. Auch sind die Aufgaben auf allen mobilen Endgeräten mittels App verwaltbar.

Planner

Anders als bei To Do geht es bei Planner nicht um persönliche Aufgaben, sondern um zugewiesene Projekte oder Aufträge. Im Zentrum steht die Aufgabenorganisation auf Team- oder Unternehmensebene.  Vorgesetzte erhalten eine einfache Übersicht, wer gerade an welchem Projekt arbeitet. Auch hier können Checkpoints erfasst und Deadlines gesetzt werden. Planner schliesst die Lücke zwischen einfacher Aufgabenverwaltung und komplexen Projektverwaltungstools und ist daher v.a. für KMU sehr interessant. Da Planner in To Do eingebunden ist, können die Mitarbeiter mit nur einem Tool die persönlichen wie auch zugewiesenen Aufgaben verwalten.

Stream

Das ist die Video-Plattform Ihrer unternehmensweiten Microsoft 365 Umgebung. Laden Sie beispielsweise Lernvideos hoch, damit die Mitarbeiterschulung nicht immer Face to Face erfolgen muss. Die Videos können sehr einfach mit Teams erstellt werden. Auch hier können Sie mit allen Endgeräten zugreifen und Dank dem offline Modus können Videos sogar zwischengespeichert werden, sodass Sie beispielsweise die Zeit im Flugzeug effektiv nutzen können.

Forms

… stellt Ihnen eine einfache Möglichkeit zur Verfügung, online Formulare für Ihre Kunden oder Mitarbeiter anzubieten. Dies bietet sich beispielsweise für Kunden-Umfragen an. Wählen Sie zwischen verschiedenen Fragetypen oder erstellen Sie ein Quiz für einen Wettbewerb. Schulen können über Forms beispielsweise Prüfungen abbilden. Die Einsatzszenarien sind vielfältig, die Anwendung dabei sehr einfach und das Design kann mit wenigen Handschritten auf den Firmen-Look angepasst werden.

Teams

Microsoft Teams spannt einen Bogen über alle Microsoft 365 Dienste. Die Idee ist, dass mit einer Oberfläche SharePoint, OneNote, Planner, Chat, Telefonie, Videokonferenzen etc. genutzt werden können – also alles, was man für die Zusammenarbeit braucht. Organisiert wird das Ganze in Gruppen – denn ein Team stellt eine Personengruppe dar, deren Mitglieder die effektiven Teammitglieder sind. Bei einem Team kann es sich um eine Abteilung, Klasse, Projekt-Team oder eine Arbeitsgemeinschaft, bei der auch Externe dabei sein können, handeln. Mitarbeiter können Mitglieder mehrerer Teams sein und so Team-Daten, Termine, Notizen etc. miteinander austauschen und erarbeiten. Dokumente können direkt in Teams gemeinsam bearbeitet und kommentiert werden – gleichzeitig. Dazu kann man miteinander «sykpen». Teams ist das ideale Tool für vernetzte und standortunabhängige Teamarbeit und kann u.U. auch die Telefonanlage ersetzen.

PowerAutomate (ehem. Flow)

Business Intelligence – ein kompliziertes Wort bei dem sich die meisten Personen nichts darunter vorstellen können. Hier geht es um Automatisierung. Dies kann z.B. sein, dass wenn eine E-Mail einer bestimmten Person empfangen wird, in Planner eine Aufgabe erstellt und jemandem zugewiesen wird. Diese Vorgänge werden ohne Programmieren ermöglicht. Alle Microsoft 365 Dienste sind miteinander vernetzt und bieten Schnittstellen in PowerAutomate, sodass man sehr einfach zusammenklicken kann, was bei einem definierten Ereignis für eine Reaktion hervorgerufen werden soll.

Wo liegen meine Daten?

Microsoft hat weltweit Rechenzentren aufgebaut, so auch kürzlich in der Schweiz im Raum Zürich und Genf. Microsoft 365 Umgebungen werden immer in dem Rechenzentrum angelegt, welches dem Kunden am nächsten ist. In der Admin-Umgebung kann man anzeigen, wo die Daten effektiv liegen. Microsoft nimmt den Datenschutz, DSGVO-Bestimmungen und Compliance-Anforderungen sehr ernst, dennoch kann man wohl nicht von einer Zusammenarbeit auf Augenhöhe sprechen. Also ist es für einen akzeptablen Grad an Selbstbestimmung, Einfluss und Kontrolle sehr wichtig, automatisiert persönliche Backups des Microsoft 365-Mandanten anzulegen, um für alle Eventualitäten gerüstet zu sein.

Lizenzierung und Kosten

Microsoft 365 ist in unterschiedlichen sog. Plänen (Sets) erhältlich. Grundsätzlich ist entscheidend, ob ein Terminal Server eingesetzt wird und ob die Office-Applikationen wie Word etc. dabei sein sollen.

Wie die folgende Gegenüberstellung zeigt, lohnt sich Microsoft 365 bereits, wenn nur sehr wenige der zahlreichen Cloud-Dienste eingesetzt werden. Die Cloud-Dienste von Microsoft 365 sind auch einzeln erhältlich, allerdings zeigt sich auch hier, dass sich die Sets sehr schnell lohnen.

Ohne Microsoft 365

Anschaffung Office Home & Business pro PC: ca. CHF 260.- einmalig.
Miete Exchange-Postfach: ca. 9.-/Monat.

  • Kosten nach 3 Jahren: CHF 584.-

  • Kosten nach 5 Jahren: CHF 800.-

Vorteile:

  • U.U. garantiert Schweizer Cloud

  • Rechenzentrumsbetreiber ist «greifbarer»

Mit Microsoft 365

Miete Microsoft 365 Business Premium: CHF 13.25/Mt.

  • Kosten nach 3 Jahren: CHF 477.-

  • Kosten nach 5 Jahren: CHF 795.-

Vorteile:

  • Ganzes Microsoft 365 Paket mit allen Diensten

  • Immer neuste Office-Programmversion

Beschaffung und Einführung

Microsoft bietet für die Beschaffung von Microsoft 365 den direkten Kanal oder den Weg über Vertriebspartner. Die Endkundenpreise sind dabei in aller Regel dieselben.

Diesem Modell liegt die Idee zugrunde, dass es Kunden mit sehr hohem technischem Know-how gibt, die keine Beratung oder Hilfe bei der Integration oder Problemen benötigen. Dem gegenüber gibt es Kunden, die für das Ökosystem Microsoft 365 einen Partner brauchen, der sie unterstützt, die Migration durchführt und auch danach bei Schwierigkeiten da ist.

Die Einführung von Microsoft 365 ist kein Projekt, an dessen Ende alle verfügbaren Dienste genutzt werden, sondern vielmehr ein Prozess, bei welchem man Schritt für Schritt die Komponenten einzusetzen beginnt, die für einen passen. Zuerst werden in aller Regel die Lizenzen der Office-Applikationen umgestellt und die Microsoft 365 E-Mail-Umgebung (Exchange) eingeführt. Danach folgt oft SharePoint oder Teams. Also Applikationen, E-Mail und Dateien. Erst danach kommen tiefer in die Prozesse eindringende Funktionen wie Planner, Forms oder PowerAutomate.

Die Erfahrung zeigt, dass bei Problemen oft nicht der Microsoft 365 Dienst an sich betroffen ist, sondern das Problem mit der Kundenspezifischen Nutzung und Umgebung zusammenhängt. Darum und aufgrund der Komplexität des Gesamtsystems macht der Gang über den Partner sicher für die meisten KMU Sinn.

Die Rolle des Microsoft 365 Lieferanten ist vergleichbar mit der eines Branchensoftware-Lieferanten (z.B. ERP). Einzig mit dem Unterschied, dass Microsoft 365 oft von Systemintegratoren (HW-Partnern) geliefert wird. Dies geht darauf zurück, dass dieser Partner auch die klassischen Windows und Office Lizenzen geliefert hat. Das Geschäftsmodell befindet sich also im Wandel. Der ehemalige HW-Partner wird auch zum Software-Integrator. Als solcher haben innovative Partner auch ein Set von an Microsoft 365 anknüpfenden Dienstleistungen und kompatible Produkte, sodass ein aufeinander angestimmtes Gesamtsystem ermöglicht wird.

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